ERP Sebagai trend teknologi sistem informasi dewasa

Dari semua pengembangan teknologi sistem informasi dewasa ini, satu sistem informasi yang didesain untuk
mendukung keseluruhan unit fungsional dari perusahaan adalah Enterprise Resource Planning atau ERP. ERP
adalah paket software yang memenuhi kebutuhan perusahaan dalam mengintegrasikan keseluruhan
aktivitasnya, dari sudut pandang proses bisnis di dalam perusahaan atau organisasi tersebut.
Software ERP adalah salah satu sistem informasi yang tercanggih dan juga termahal yang bisa didapatkan pada
awal abad 21 ini. Untuk dapat mengadopsi teknologi ERP, suatu perusahaan tidak jarang harus menyediakan
dana hingga milyaran rupiah. Dana sebesar itu harus disediakan untuk investasi paket software ERP,
hardware berupa server dan desktop, database dan operating system software, high performance network,
hingga biaya konsultasi untuk implementasi. Meskipun dihalangi oleh biaya investasi yang besar,
banyak perusahaan di dunia –termasuk Indonesia– seperti berlomba-lomba untuk mengadopsi sistem
informasi ini. Hal ini karena paket software ERP yang diimplementasikan secara baik akan menghasilkan return
terhadap investasi yang layak dan dalam waktu cepat.
Karena ERP menangani seluruh aktivitas dalam organisasi, ERP membawa budaya kerja baru dan
integrasi dalam organisasi. ERP mengambil alih tugas rutin dari personel –dari tingkat operator hingga
manajer fungsional– sehingga memberikan kesempatan kepada sumber daya manusia perusahaan untuk
berkonsentrasi dalam penanganan masalah yang kritis dan berdampak jangka panjang. ERP juga membawa dampak
cost efficiency yang signifikan dengan adanya integrasi dan monitoring yang berkelanjutan terhadap
performance organisasi. Pendeknya, ERP bukan hanya suatu software semata, namun suatu solusi terhadap
permasalahan informasi dalam organisasi.


Enterprise Resource Planning (ERP)

Enterprise Resource Planning (ERP) dapat
didefinisikan sebagai software information system
berbasis komputer yang dirancang untuk mengolah dan
memanipulasi suatu transaksi di dalam organisasi dan
menyediakan fasilitas perencanaan, produksi dan
pelayanan konsumen yang real-time dan terintegrasi.
(O’Leary, 2000)
Secara khusus, sistem ERP dapat dikatakan mempunyai
karakteristik sebagai berikut (O’Leary, 2000):
· Dirancang sebagai software bertipe client-server,
baik secara tradisional maupun berbasis web
· Mengintegrasikan sebagian besar atau mayoritas
proses bisnis dalam organisasi
· Mempunyai kemampuan untuk mengolah sebagian besar
transaksi yang terjadi dalam perusahaan
· Menggunakan enterprise-wide database yang merekam
setiap data sebanyak satu kali
· Data dapat diakses secara real-time
· Mempunyai kemampuan untuk mengintegrasikan
perencanaan dan eksekusi transaksi
Karakteristik yang juga dimiliki oleh sebagian
software ERP adalah:
· Mendukung sistem informasi dalam multi-kurs dan
multi bahasa
· Mempunyai solusi spesifik untuk suatu industri
· Dapat dicustomisasi tanpa merubah bahasa program
Jacobs dan Whybark (2000) secara singkat
mendeskripsikan ERP sebagai pengintegrasian seluruh
resources di dalam organisasi (enterprise) dari sudut
pandang informasi.
Beberapa macam paket software ERP (of the shelf) yang
populer di pasaran di antaranya (Akerkar, 2002) :
· BaaN
· MFG/PRO
· Marshal
· MAMIS
· JD Edwards
· Oracle
· SAP

Keistimewaan ERP dibandingkan teknologi sistem
informasi lainnya terletak pada sifatnya yang
terintegrasi, sehingga ERP mampu mengatasi banyak
permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan. Misalnya,
manajemen material, masalah pengendalian mutu,
produktivitas karyawan, pelayanan pelanggan, manajemen
kas, masalah inventori, dan lain-lain.
ERP system memberikan kepada organisasi penggunanya
suatu model pengolahan transaksi yang terintegrasi
dengan aktivitas di unit lain dalam organisasi,
contohnya integrasi antara produksi dengan sumber daya
manusia. Dengan mengimplementasikan proses bisnis
standar perusahaan dan database tunggal (single
database) yang mencakup keseluruhan aktivitas dan
lokasi di dalam perusahaan, ERP mampu menyediakan
integrasi di antara aktivitas dan lokasi tersebut.
Sebagai hasilnya, ERP system dapat mendorong ke arah
kemampuan decision-making yang lebih baik dengan
parameter yang terukur secara kuantitatif, seperti
misalnya penurunan inventory level, pengurangan
personel, percepatan pengolahan laporan keuangan, dan
lain-lain. (O’Leary, 2000)
Keunggulan ERP yang biasanya dijadikan alasan bagi
perusahaan untuk mengimplementasikan ERP dalam sistem
informasinya adalah (O’Leary, 2000):
· ERP mengitegrasikan aktivitas perusahaan
Pemrosesan data di dalam ERP system terjadi secara
cross-functional dengan data yang terhimpun dalam satu
sistem sehingga menyebabkan hilangnya batas antar unit
atau lokasi dalam organisasi
· ERP memberikan kesempatan untuk mengadopsi best
practice
Paket software standard ERP terdiri dari ribuan atau
bahkan lebih best practice dari proses bisnis yang
dapat meningkatkan performance dan produktivitas
perusahaan bila diimplementasikan
· ERP memberikan kemampuan standarisasi dalam
organisasi
Standarisasi yang dimaksud adalah penyamaan proses
bisnis di lokasi-lokasi yang berbeda di dalam satu
perusahaan untuk kepentingan efisiensi dan konsistensi
image terhadap konsumen
· ERP menghindarkan terjadinya information asymetry
Karena ERP menggunakan single database, maka akan
menghindarkan terjadinya monopoli informasi di suatu
unit organisasi, meningkatkan kemampuan kontrol,
meningkatkan kemampuan decision-making dan
menghindarkan pekerjaan yang sia-sia dalam penyiapan
informasi atau input data di lebih dari satu tempat
· ERP menyediakan informasi secara real-time dan
on-line
Dimungkinkan dengan terhubungnya semua end-user
perusahaan dalam satu sistem informasi secara on-line
· ERP memberikan keleluasaan untuk mengakses data
perencanaan dan controlling secara simultan
Dengan penggunaan single database, semua user dalam
organisasi dapat mengakses suatu data secara simultan,
memberikan kemampuan perencanaan dan controlling
yanglebih konsisten
· ERP memberikan fasilitas komunikasi dan kolaborasi
di dalam satu perusahaan
ERP memberikan kemampuan kepada user dari berbagai
fungsi dan lokasi dalam organisasi untuk berkomunikasi
dan kolaborasi dengan adanya proses yang saling
berhubungan. Adanya proses yang standar juga
mengurangi potensi konflik.
· ERP memberikan fasilitas komunikasi dan kolaborasi
antar perusahaan
Trend bisnis modern saat ini adalah untuk
mengintegrasikan database organisasi kepada organisasi
partner untuk kepentingan procurement atau yang lain.
Untuk mendukung keperluan tersebut, diperlukan single
repository (data storage) bagi seluruh organisasi yang
terlibat, dan kemampuan ini dimiliki oleh ERP.